Yükümlü olup olmadığını bilmeyenler
Çalışan sayısı veya mali büyüklüğü eşiğe yakın olan, kayıt zorunluluğunu netleştirmek isteyen şirketler.
KVK & Uyumluluk
VERBİS Kayıt ve Yönetimi
Sicil bildirimini bir form doldurma işi olarak değil, kurumun beyan ettiği her satırın arkasında durabilmesi olarak ele alıyoruz.
Nedir?
VERBİS Kayıt ve Yönetimi nedir?
VERBİS, 6698 sayılı Kanun’un 16. maddesiyle kurulan Veri Sorumluları Sicili’nin elektronik ortamdaki karşılığıdır. Kişisel veri işleyen veri sorumluları, Kurul tarafından belirlenen kriterler kapsamındaysa veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmakla yükümlüdür. Kayıt, kurumun kişisel veri işleme faaliyetlerinin kamuya açık bir özetini oluşturur.
Bildirimde işleme amaçları, veri kategorileri, aktarım yapılabilecek alıcı grupları, azami saklama süreleri, yurt dışına aktarılması öngörülen veriler ve alınan teknik ile idari tedbirler yer alır. Bu bilgilerin kurumun kişisel veri işleme envanteriyle tutarlı olması zorunludur; envanteri olmayan bir kurumun beyanı zorunlu olarak tahmine dayanır ve denetimde en çok zorlanılan nokta burasıdır.
Kayıt yükümlülüğüne ilişkin istisna ve kriterler Kurul kararlarıyla belirlenir ve zaman içinde güncellenebilir. Bu nedenle çalışmaya, kurumun o günkü güncel karar metinlerine göre yükümlü olup olmadığının tespitiyle başlarız; yükümlülük doğmuyorsa bunu da gerekçesiyle yazılı olarak belgeleriz.
Kimler için?
Bu hizmet kimler için uygun?
Aşağıdaki durumlardan biri size uyuyorsa bu hizmet doğru adrestir.
Kaydını hiç yapmamış kurumlar
Yükümlü olduğu hâlde Sicile kaydolmamış ve bu eksiği en kısa sürede gidermek isteyen veri sorumluları.
Beyanı güncel olmayanlar
Yıllar önce kayıt yaptırmış, ancak sistemleri ve süreçleri değiştiği hâlde bildirimini hiç güncellememiş kurumlar.
İrtibat kişisi değişen şirketler
Sicilde bildirilen kişi işten ayrılmış veya görevi değişmiş, bildirim güncellemesi gereken kuruluşlar.
Yurt dışında yerleşik veri sorumluları
Türkiye’de kişisel veri işleyen ve yükümlülüklerini temsilcilik üzerinden yerine getirmesi gereken kuruluşlar.
Kamu kurumları ve yerel yönetimler
Vatandaş verisini yoğun işleyen, bildirim kapsamı geniş ve denetim beklentisi yüksek kurumlar.
Kapsam
Hizmet kapsamında neler var?
Yükümlülük tespiti
Güncel Kurul kararları ışığında kurumun kayıt yükümlülüğü değerlendirilir. Sonuç, yükümlü olunsun ya da olunmasın gerekçeli bir notla dosyalanır.
Bildirim içeriğinin hazırlanması
İşleme amaçları, veri kategorileri, alıcı grupları ve saklama süreleri envanterden türetilerek Sicil sisteminin beklediği yapıya dönüştürülür.
Saklama sürelerinin gerekçelendirilmesi
Beyan edilecek azami saklama süreleri, dayandığı mevzuat veya iş gerekçesiyle birlikte kayda geçirilir; keyfî süre yazılmaz.
İrtibat kişisi ataması
Sicilde bildirilecek irtibat kişisi belirlenir, görev tanımı yazılır ve kendisine gelen taleplerde izleyeceği akış anlatılır.
Kayıt ve giriş işlemleri
Sisteme giriş, bildirim formunun doldurulması ve kaydın tamamlanması adımları kurum yetkilisiyle birlikte yürütülür.
Kayıt sonrası güncelleme takibi
Bildirilen bilgilerde değişiklik olduğunda güncellemenin gecikmeksizin ve mevzuatta öngörülen süre içinde yapılması için hatırlatma düzeni kurulur.
Nasıl işliyor?
Çalışma sürecimiz
Her adımın çıktısı bellidir; süreç boyunca nerede olduğunuzu bilirsiniz.
-
Kapsam değerlendirmesi
Kurumun faaliyeti, ölçeği ve işlediği veri türleri incelenerek kayıt yükümlülüğü netleştirilir. Çıktı: yükümlülük değerlendirme notu.
-
Veri toplama ve doğrulama
Departmanlardan gelen bilgiler envanterle karşılaştırılır, çelişkiler süreç sahibine sorularak giderilir. Çıktı: doğrulanmış bildirim taslağı.
-
Bildirim taslağının onaylanması
Taslak, kurum yönetimi ve varsa hukuk birimiyle gözden geçirilir; beyanın arkasında durulabilirliği teyit edilir. Çıktı: onaylı bildirim metni.
-
Sicile kayıt
Kayıt işlemleri tamamlanır, sistemden alınan çıktılar arşivlenir. Çıktı: kayıt teyidi ve beyan edilen bilgilerin arşiv kopyası.
-
Periyodik gözden geçirme
Kurumdaki değişiklikler izlenir, gerektiğinde güncelleme yapılır. Çıktı: gözden geçirme kaydı ve güncelleme geçmişi.
Çıktılar
Size ne teslim ediyoruz?
Çalışma sonunda elinizde kalan somut belge ve kurulumlar.
- Kayıt yükümlülüğü değerlendirme notu
- Envanterle uyumlu VERBİS bildirim dosyası
- Saklama sürelerinin mevzuat gerekçesi tablosu
- İrtibat kişisi görev tanımı ve talep akış şeması
- Kayıt teyidi ve beyan arşivi
- Güncelleme takvimi ve hatırlatma düzeni
SSS
Sık sorulan sorular
Her şirket VERBİS’e kaydolmak zorunda mı?
Hayır. Kayıt yükümlülüğü Kurul tarafından belirlenen kriterlere göre değişir; çalışan sayısı, yıllık mali bilanço büyüklüğü ve işlenen verinin niteliği belirleyici olur. Bu kriterler karar metinleriyle güncellenebildiği için değerlendirmeyi, çalışmanın yapıldığı tarihte yürürlükte olan metne göre yaparız.
İrtibat kişisi veri koruma sorumlusu mudur?
Hayır. İrtibat kişisi, veri sorumlusunu temsil eden veya onun adına karar veren bir makam değildir; Kurum ile ilgili kişilerin iletişim kurabilmesi için bildirilen kişidir. Sorumluluk veri sorumlusunun tüzel kişiliğinde kalır. Bu ayrım uygulamada en sık yanlış anlaşılan konulardan biridir.
Bildirimdeki bilgiler kamuya açık mı?
Sicil, mevzuatın öngördüğü kapsamda kamuya açık tutulur; ilgili kişiler bir kurumun hangi veri kategorilerini hangi amaçlarla işlediğini sorgulayabilir. Bu nedenle beyanın hem doğru hem de kurumun aydınlatma metinleriyle tutarlı olması önem taşır.
Envanterimiz yokken kayıt yaptırabilir miyiz?
Teknik olarak form doldurulabilir, ancak bunu önermiyoruz. Envanter olmadan yapılan beyan tahmine dayanır; bir denetimde beyan ile gerçek işleme faaliyeti arasındaki fark ilk bakışta görülür. Doğru sıra, envanteri çıkarıp bildirimi ondan türetmektir.
Bilgilerimiz değişirse ne yapmalıyız?
Beyan edilen bilgilerde değişiklik olduğunda bildirim gecikmeksizin güncellenmelidir. Yeni bir işleme amacının eklenmesi, yeni bir yurt dışı aktarımının başlaması veya irtibat kişisinin değişmesi tipik güncelleme sebepleridir. Bu takibi hatırlatma düzeniyle biz üstleniyoruz.
Kayıt işlemini siz mi yapıyorsunuz?
Bildirim içeriğini biz hazırlar, sisteme giriş adımlarını kurum yetkilisiyle birlikte yürütürüz. Kayıt, veri sorumlusunun kendi beyanıdır; bu nedenle son onayın kurum tarafından verilmesini ve beyanın arkasında durulabilir olmasını esas alırız.
İlgili
Bunlar da ilginizi çekebilir
VERBİS Kayıt ve Yönetimi için teklif alın
İhtiyacınızı yazın; kapsamı netleştirmek için önce kısa bir görüşme planlayalım.